Certified Copy について Birth Certificate Marriage Certificate

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Certified Copy について

このページでは、Certified Copy of Birth Certificate などの "Certified Copy" について日本の制度との対比もしながら説明をしています。

Certified Copy について

Original に対する Certified Copy について

certified copy 1

諸外国では、提出した出生の届出の原本や記録を帳簿で管理をし、出生証明の要求があったときはその 写し/copy を作成しその写しが正確な写しであるとの認証文を付けて certified copy として発行する場合があります。

また、例えば宗教婚などで教会の祭司が婚姻の記録を保管しており、婚姻の証明の要求があったときは、その 写し/copy を作成しその写しが正確な写しであるとの認証文を付けて certified copy として発行するような場合もあるようです。

certified copy は copy といっても単にコピー機でコピーしたものという意味ではなく公的機関の認証文が付いている(すなわち certify されている)正式な写しという意味になります。

certified copy 2

日本の場合では、紙の戸籍がほぼ似たような管理・運営をされています。日本の戸籍制度では、提出された届出の情報を基に戸籍が編製され市区町村で保管・管理されます。戸籍の内容の証明の要求があったときは、該当する紙の戸籍を戸籍簿(帳簿)からはずしその写し(copy)を作成し、市区町村長名でその写しが「原本と相違ない」ことの認証文を付けて(certify)戸籍謄本・戸籍抄本として発行されます。

日本語ではこの「謄本・抄本」が "certified copy" に相当する用語と思われます。また、「住民票の写し」の「写し」も "certified copy" に相当すると思われます。

Certified Copy と全部事項証明・個人事項証明について

certified copy 3

ところで、日本では戸籍のコンピュータ化がすすめられており、コンピュータ化された市区町村ではデータベース内に保存されている情報を印字する形で戸籍が発行されます。この場合、これまでの戸籍謄本・戸籍抄本という名称に代わり全部事項証明・個人事項証明という名称の 証明書/certificate が発行されます。

これは日本国外でも同様の傾向がみられ身分関係の情報をコンピュータで保存・管理する国では certified copy ではなく コンピュータ出力により印字されたものを certificate として発行される場合があります。

よって、この場合は、先方からの要求が certified copy とされていても、その文言にこだわることなく全部事項証明・個人事項証明を使用しても問題はないかと思われます。 (個々のケース、書類の提出先の要求などによってはこの説明と異なる場合があります。予めご了承ください。)

別の Certified Copy の意味について

諸外国の中には、本人が出生証明書や婚姻証明書の原本を所持してる場合があります。これら証明書は本人が所持するもののためその原本を提出してしまうことはできません。

そのような場合には、(提出先が本人によるコピーでよいというのであればそれで構いませんが・・)、通常、何らかの資格を有している第三者が 写し/copy が原本の正確な写しであることを証明して certified copy を作成します。

日本の場合は、前述のように、原本は市区町村に保管されている紙の帳簿やコンピュータ内のデータですので、個人の身分関係の証明についてはこのパターンは通常ありませんが、以下のようなケースが可能性としてはあります。

「母子手帳」・・日本で生まれた外国籍の子がその母国で出生の登録をするような場合で、市区町村から発行される受理証明書に加えて、本当に母子が存在しその母の子であることの証明の参考資料として、または、その国の保健衛生的な観点から母子の健康記録の確認などの目的で「母子手帳」を提出するようなケース(なお、母子手帳は子の出生を公的に証明するものではありませんので、この母子手帳の certified copy 自体では出生証明にはなりません)

「宗教上の婚姻証明書」・・宗教上の規律で、婚姻届出を提出し受理されるという日本の法律上の婚姻手続きに加えて(代えて)、その宗教上要求される儀式・登録などを日本国内にある宗教機関で行い、その証明書を本人が所持しているような場合で、婚姻の証明としてその婚姻証明書の写しを提出するようなケース(ただし、この場合でもその宗教機関からなんらかの証明書が発行される場合が多いと思われます)

手元にある全部事項証明などの Certified Copy について

前述のように、市区町村長から発行された戸籍は、市区町村で保管・管理されている原本・原データの certified された 写し/copy(又は、証明/certificate) ですので、それを原本として certified copy を作成するのはあまり意味がありません。(なお、「発行された全部事項証明の原本」という言い方をすることはあります。この場合の「全部事項証明の原本」は¥450円程度を支払って市区町村から受け取った印刷された紙そのものを指します。)

日本の公証人は法令の規定により公文書の謄本認証をすることはできません。従って、市区町村長から発行された全部事項証明の原本を公証人役場に持ち込んでも、公証役場でコピーをとりそれが正確な写しであるような証明は取得できません。

行政書士についてはこのような制限はありませんので、コピーをとりそれが正確な写しであるというような証明ができ、更にそれに私署証書の認証として公証を受けアポスティーユへつなげることは可能です。

しかし、この場合の行政書士の証明は事実証明として「提示された文書(書類)の正確な写し」であることをいうに過ぎず、提示された文書(書類)がそもそも“本物”であるとの証明は行えません。これは提示された文書(書類)が「戸籍の全部事項証明」であるともいえないということで、元の文書を示すには「提示された文書」というような表現になります。当然のことながら、“内容が正しい”というようなことは証明できません。(偽造と思われるような書類は当然にお取り扱いができませんが、それと“本物”であるとの証明ができるということは別の問題です。)

では、「発行された全部事項証明の原本」が、@本物であり、A内容が正確である、ということは誰が証明できるのかということですが、それはその全部事項証明を発行した市区町村長が発行された全部事項証明自体で既に証明しているということになります。

certified copy 4

また、certified copy は“原本”が提出できない場合に“原本”に代わるものとして作成するもので、どこかに提出する目的で発行される「全部事項証明」はその「全部事項証明」を提出すればよいので、あえて「全部事項証明」の copy を作成する理由は見当たりません。(提出できない“原本”は市区町村内にある戸籍の原本・原データで、「全部事項証明」はその“原本”に代わるものとして作成されたものです。)

よって、「発行された全部事項証明の原本」を更に certified copy しても意味がないという帰結になります。

なお、@については外務省のアポスティーユまたは公印確認(+領事認証)でその市区町村長の公印が真正(genuin)であるというような証明を受けることができます。ただ、外務省の証明は証明書に押された公印を元に行われますので、例えば市区町村長が事務的なミスで間違った書式で証明書を発行してしまった場合でも外務省のアポスティーユ・公印確認が発行される可能性はあります。また、外務省の証明は、市区町村長が発行した証明書の内容が正しいと証明するものではありません。(注意:公印確認は駐日公館での領事認証を取得するためのものです。現状は、公印確認のみを目的として申請できる制度にはなっていません。)


最終的にどのような書類にどのような調製をするかはご依頼者ご自身で確定頂く必要があります。当事務所は個別の案件についての確定情報はもっておりません。
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出生証明書」「婚姻証明書」翻訳・認証のお手伝い

国際結婚、永住ビザ申請など各種お手続きで出生を証明する書類や婚姻を証明する書類が必要となった方の戸籍の「全部事項証明・個人事項証明」「受理証明書」などの翻訳・認証を承っております。

第三者の翻訳が必要で翻訳者を探している、英語が苦手で困っている、公証・認証までの手続をアウトソースしたいなどという場合に、是非、ご依頼下さい。

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出生を証明する書類や婚姻を証明する書類として、「全部事項証明・個人事項証明」、「受理証明書」などの翻訳(英訳)を致します。

なお、当事務所では「Birth Certificate」「Marriage Certificate」というタイトルの書類を新たに作成するという業務は行っておりません。あくまでも「全部事項証明・個人事項証明」「受理証明書」などの翻訳・認証等の業務です。

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翻訳書類に対する公証人役場での公証(Notarization)手続きも対応可能です。是非、ご依頼下さい。

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なお、認証は、ハーグ条約加盟国向け書類はアポスティーユ(Apostille)、ハーグ条約非加盟国向けは領事認証が原則となります。

当事務所では、戸籍など個人様の身分関係の各種証明書の取得代理・代行は原則的には行っておりません。身分関係の各種証明書は基本的にはご依頼者様にご準備をいただいております。
ご本人が海外在住など各種状況により例外的に証明書の取得代理・代行をお受けする場合は、委任状をご準備いただくとともに印鑑証明添付レベルと同等以上のかなり厳格なご本人様確認をお願いしております。予めご了承ください。

行政書士

行政書士は、権利義務および事実証明書類の作成、各種入国管理手続きの取次ぎ、官公庁に提出する許認可等の申請届出書類の作成・手続代理などを業として行なっている国家資格者です。

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見積り希望
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「婚姻届」記載事項証明書
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(戸籍を使用し翻訳が必要な場合は戸籍の記載人数が正確なお見積もりの条件となります。)
 
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アポスティーユが必要
公印確認+領事認証が必要
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翻訳は不要
不明
 
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提出国

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出生時に父母の両方が外国籍(日本国籍以外)
出生時に父母の一方が外国籍(日本国籍以外)
出生地が日本国外
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共に外国籍の夫婦が日本国内の駐日公館で婚姻した
共に外国籍の夫婦が外国で婚姻した
婚姻後、国籍変更があった(日本国籍→他国籍)
婚姻後、国籍変更があった(他国籍→日本国籍)
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行政書士はやし事務所・アポスティーユ代行

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